Vanaf 1 januari 2022 is de gemeente Maashorst een feit. De gemeente komt voort uit een fusie van de gemeenten Uden en Landerd, die elk hun eigen telefonieomgeving hadden. Maar die van Landerd was technisch afgeschreven. En die van Uden gaf de nodige bereikbaarheidsproblemen. Vandaar de wens voor één stabiele communicatieomgeving, zodat de gemeente Maashorst voor haar inwoners bereikbaar, toegankelijk en betrouwbaar is.
Samen met de gemeente en de inkooppartner BIZOB gingen wij aan de slag voor een nieuwe, stabiele cloud-telefoniedienst. We adviseerden en ondersteunden bij het opstellen van de inkoopstrategie. Gevolgd door het uitvoeren van een marktconsultatie, selectie van marktpartijen en het opstellen van het bestek en Programma van Eisen. Ook begeleidden we de onderhandse aanbesteding, net als de Proof of Concept (PoC) en het vervolg richting de implementatie.
Ons advies voor de inkoopstrategie omvatte meerdere onderdelen. Zo maakt onder andere de inrichting van de telefoniefunctionaliteit van Microsoft Teams, met aanschaf van bijbehorende licenties, er deel van uit. Net als de afname van een oplossing voor een cloud-contactcenter, dat technisch en functioneel aansluit op Microsoft Teams. Ook het uitvoeren van een netwerkmeting op het interne datanetwerk hoort bij de strategie. En zo ook het advies voor de aanpassing van de huidige internetverbinding op het gemeentehuis van Maashorst, en de uitvraag voor integraal beheer van de verschillende onderdelen in de uiteindelijke oplossing. Daarnaast behoorden ook de budgettering van de opdrachtomgeving en een planning van de aanbesteding en implementatie tot het advies.
De nieuwe communicatieomgeving is per 1 januari 2022 gerealiseerd! Startpunt van de migratie was een Proof of Concept (PoC) in november 2021. Gedurende een week hebben verschillende medewerkers van Maashorst kennisgemaakt met de nieuwe telefonietechniek. Speciale aandacht was hierbij voor de medewerkers van het klantcontactcenter (KCC), voor wie Microsoft Teams is aangevuld met de Contactcenter-applicatie van Anywhere365.
Op basis van de ervaringen uit de PoC hebben we Maashorst ondersteund bij de voorbereiding op de geplande introductie per 1 januari 2022. In de laatste weken van 2021 heeft het projectteam hard gewerkt om de communicatie-omgeving technisch en functioneel af te ronden, en om medewerkers te trainen in het gebruik van de nieuwe applicaties en functionaliteit. Gevolg van deze inspanning was een succesvolle introductie op de eerste werkdag van 2022. De nieuwe gemeente Maashorst was vanaf het eerste moment telefonisch bereikbaar voor haar burgers en voorbereid op de toekomst!
