Het contract met de oude telefonieleverancier liep af en dus was het voor de gemeente Enschede, Borne en Losser tijd voor verandering én modernisering. Om dit te realiseren, moest er een nieuwe aanbesteding worden uitgeschreven en daarvoor is de juiste kennis noodzakelijk. De gemeentes gingen daarom op zoek naar een partij die hen kon adviseren en begeleiden bij het aanbesteden en implementeren van een nieuw systeem voor vaste telefonie en zo werd het contact met ExperiCom gelegd.
Het traditionele telefoniesysteem ging de deur uit, maar wat zou ervoor in de plaats komen? Tijdens de gesprekken met onder andere de IT-projectmanager van de gemeente Enschede – Chungmen Ma – en Clustermanager Reinier Kreeft bleek direct waar de behoefte lag: een telecommunicatie-oplossing met brede inzetbaarheid. Moderne mogelijkheden moesten er eenvoudig aan kunnen worden toegevoegd, zonder daarbij op een nieuwe aanbesteding te wachten. De gemeentes wilden zichzelf met de nieuwe telecom-oplossing gereedmaken voor de toekomst en zo op een efficiënte en effectieve manier bereikbaar zijn. Zowel voor burgers als intern binnen de drie organisaties.
De keuze om ExperiCom in te schakelen? De expertise. Chungmen Ma: “De communicatiewereld is ontzettend veranderd en blijft bovendien continu in beweging. Praten we over telefonie, dan hebben we het ook over social media, chat bots, videobellen en dergelijken. ExperiCom beschikt over deze up-to-date kennis en weet hoe dit binnen de gemeente het beste kan worden toegepast.”
Tijdens de inventarisatiefase werd al snel duidelijk dat Microsoft Teams onderdeel van de nieuwe oplossing zou zijn. Daarbij zou er ook een aanvullende KCC-functionaliteit worden toegevoegd. ExperiCom heeft tijdens de aanbestedingsfase geholpen bij het opstellen van de aanvraag. Vervolgens reageerden er drie partijen die aangaven de implementatie te kunnen realiseren. Samen met de inkoopafdeling van de gemeente Enschede heeft ExperiCom de reacties op de aanbestedingen inhoudelijk vergeleken en beoordeeld.
KPN won de aanbesteding: naast MS Teams zou Genesys Cloud CX als oplossing voor het Klant Contact Center dienen.
Reinier Kreeft: “ExperiCom heeft veel ervaring en kennis op het gebied van gemeentelijke organisaties en weet op basis van onze behoeftes en organisatiestructuur daarom exact waaraan de marktpartij moet voldoen. Het beoordelingsvermogen en advies van de specialisten van ExperiCom was voor ons tijdens deze fase erg waardevol. Zij wisten exact welke oplossingen er werden geopperd, vertaalden dit op een duidelijke manier door en lichtten daarbij de voor- en nadelen op heldere wijze uit.”
Reinier Kreeft geeft aan dat de doorpakkersmentaliteit tijdens de implementatiefase sterk naar voren kwam: “De experts van ExperiCom zijn van de duvel niet bang en gaan er voor de volle 100% voor. Omdat ze écht weten waar ze het over hebben, stellen zij – vooral wanneer het even niet gaat zoals het zou moeten – de juiste vragen en zitten als ware expert bij de gesprekken met de marktpartij. Het gehele programma van eisen werd dankzij de inzet van ExperiCom uitgevoerd en nagekomen. Dit was zonder haar niet gelukt. ExperiCom neemt een opdracht aan en gaat hiervoor staan. Met de vastberaden houding en kennis heeft zij alles in goede banen geleid.”
Na het uitrollen van de implementatie is ExperiCom aanwezig gebleven om de overdracht van het beheer in goede banen te leiden. De laatste puntjes werden daarbij op de i gezet en ook werd er met de IT-afdeling besproken wat de aandachts- en verbeterpunten voor de komende periode zouden zijn.
De gemeente Enschede heeft de samenwerking als enorm prettig ervaren en kijkt er dan ook met een fijn gevoel op terug. Reinier Kreeft: “De begeleiding, kennis en aanpakkersmentaliteit van ExperiCom is fantastisch. Bij een nieuwe aanbesteding in de toekomst zal er dan ook geen sprake van twijfel zijn; ExperiCom is de eerste die wordt gebeld.”
