De Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV), dat tot het ministerie van Buitenlandse Zaken behoort, vroeg ons de implementatie van het loket voor te bereiden. Dat deden we met een overzichtelijke roadmap, waarna we voor een implementatieprogramma zorgden en uitvoerden wat daarin stond beschreven. Belangrijk punt daarbij was de wens van het ministerie om meerdere applicaties te vervangen en uit te breiden. Dus bereidden we dat proces voor, hielden we workshops en werkten we op basis daarvan onder andere usercases en customer journeys uit.

Ook schreven we het bestek met het Programma van Eisen. Stelden we onder andere de doelarchitectuur, raamovereenkomst en beheerdocumenten (SLA/DAP) op. En stemden we de beoordelingsmethodiek af, voerden we een privacy impact assessment (PIA) en impactanalyse uit en stelden we een risicoanalyse met bijbehorende maatregelen op. Met een marktconsultatie en een-op-een toelichtingsgesprekken onderzochten en toetsten we vervolgens de haalbaarheid van meerdere onderwerpen. Denk daarbij aan interesses van de markt, aanbestedingsstrategie en mogelijke oplossingen.

De door ons opgestelde documenten zijn gereflecteerd binnen Tenderboard. Waarna enkele adviezen van datzelfde overheidsorgaan zijn opgevolgd in aanbestedingsstukken, die op hun beurt zijn gepubliceerd op TenderNed. Na een intensieve beoordeling is de opdracht gegund aan één hoofdaannemer met verschillende onderaannemers en kon zo de implementatie van start.

Met het 24/7 Loket Buitenland kan het ministerie de samenwerking met andere overheidsinstellingen verbeteren. Het primaire werkproces wordt ondersteund – wat zorgt voor tijdwinst en productiviteitsverbetering – en de eigen kennis is sneller en beter toegankelijk. Ook kunnen voorlichters beter en flexibeler worden ingepland, waarbij een verbeterde integratie van verschillende applicaties ervoor zorgt dat zij beter hun werk kunnen doen. Concrete resultaten dus, na een bijzonder en uniek project waarbij het ministerie ons het volledige vertrouwen gaf om de organisatie te ondersteunen.