De scholengemeenschappen werken ieder met een eigen telecommunicatieplatform. Van ouderwets (analoog) tot aan modern (Cloud-based). Aan ExperiCom de taak dit tijdens de inventarisatiefase in kaart te brengen.

Waar wordt op het moment mee gewerkt? Wat zou er nodig zijn om alles gelijk te trekken? Waar wil Yuverta naartoe?

ExperiCom heeft tijdens het gehele traject nauw met de projectgroep van Yuverta samengewerkt. Kennis werd gebundeld, ideeën uitgewisseld en alle mogelijke opties bekeken. Als onafhankelijke partij met als expertise telecommunicatie weet ExperiCom wat er in de markt speelt. De laatste ontwikkelingen, trends en daarbij behorende kosten werden tijdens de adviesfase besproken. Vanzelfsprekend werd er hierbij gekeken naar de behoeftes en wensen van Yuverta. Deze zijn onder andere door middel van workshops en interviews in kaart gebracht. De groep geïnterviewden was zeer uitgebreid en gevarieerd; van receptioniste tot aan leraar en van conciërge tot aan manager.

Na het afronden van de inventarisatie zijn de mogelijkheden op het gebied van telecommunicatie bekeken. Daarbij is tijdens de coronapandemie ook de manier van werken veranderd; vanzelfsprekend is hiermee ook rekening gehouden.

Het adviesteam van Yuverta kwam samen met ExperiCom tot een conclusie dat als advies aan de (interne) opdrachtgever is gepresenteerd.  Bellen met Microsoft Teams zou naar verwachting, eventueel in combinatie met een callcentersysteem, in alle behoeftes van Yuverta voorzien.

Na het advies ging de inkoopfase met marktconsultatie van start. Yuverta is gedurende deze fase door ExperiCom begeleid en geadviseerd. Acht partijen die de gewenste oplossing zouden kunnen implementeren, werden benaderd. Zes partijen hebben hierop gereageerd. De mogelijkheden en oplossingen werden met allen besproken.

Tijdens de gesprekken met de partijen bleek Microsoft Teams te volstaan. De kostbare callcenterfunctie kwam hierdoor te vervallen waardoor het advies werd aangepast. Om dit te controleren, is er in juli 2022 een pilot gedraaid. Deze pilot was succesvol; Teams voorziet Yuverta in al hetgeen zij op het gebied van telecommunicatie nodig heeft.

Tijdens de pilot heeft ExperiCom als projectleider en adviseur gefungeerd. Het inkooptraject kan hiermee worden voortgezet en er wordt momenteel gezocht naar een leverancier die de ruim veertig Yuverta-locaties van de telefoniefunctionaliteit in Teams kan voorzien. Naar verwachting wordt de leverancier begin 2023 geselecteerd. Het streven is om de implementatie in de zomer van 2023 af te ronden.

ExperiCom zal tot aan het begin van de brede uitrol als onafhankelijk adviseur aanblijven.

Een uniforme telefonie-omgeving waarbij iedereen binnen Yuverta elkaar goed kan bereiken. Docenten die tijdens het lesgeven onbereikbaar zijn en daarnaast vanaf iedere gewenste locatie hun leerlingen kunnen bellen zonder daarbij privégegevens vrij te geven. Het zijn zaken waar Yuverta naar uitkijkt en wat na de uitrol van de nieuwe telefonie-oplossing de nieuwe standaard zal zijn.

Menno Hiemstra van Yuverta: “Dankzij de onafhankelijke positie en expertise van ExperiCom heeft Yuverta binnenkort een uniform telecommunicatiesysteem dat aan alle wensen en behoeftes voldoet. De samenwerking was gelijkwaardig en de onderlinge lijnen waren kort, waardoor de manier van communiceren als zeer prettig is ervaren. ExperiCom voelde als een waardevolle toevoeging van ons projectteam.”