Van het kastje naar de muur

“Het eerlijke verhaal is dat wij lastig te bereiken zijn”, aldus Patrick Jansen, directeur Informatisering & Technologie bij Topaz. “En krijg je iemand aan de lijn, dan is het nog de vraag of die persoon het antwoord op jouw vraag heeft. Van buitenaf moet je regelmatig eindeloos rondshoppen. Familie, verwijzers en collega’s merken dat vaker dan ons lief is.”

In de loop der tijd was bovendien een “spaghetti van systemen” ontstaan, waardoor sommige medewerkers met drie of vier toestellen rondliepen. Walter van Zonsbeek, partner en business consultant bij ExperiCom, weet wat dat in de zorg betekent: “Zorg is kritisch. Als iemand met dementie valt en er moet meteen hulp komen, hoe breng je dan zo snel mogelijk de communicatie tot stand?”

Daar komt bij dat Topaz steeds meer zorg buiten de muren levert. “Bij de cliënt thuis werken we samen met de huisarts en andere zorgorganisaties”, zegt Patrick. “Dat lukt alleen als je makkelijk met elkaar kunt communiceren.”

De goede vraag stellen en dan testen in de praktijk

Voor ExperiCom begon het werk bij de vertaalslag: van een visiedocument naar een programma van eisen waarmee Topaz de markt op kon. Zo werd het Serviceplein een eis waarbij leveranciers moesten aantonen hoe hun oplossing die werkwijze ondersteunt. Kanaalkeuzes zoals WhatsApp en videobellen werden eisen aan omnichannel-ondersteuning, en de werkwijze op de afdelingen werd vertaald in eisen aan aanwezigheidsinformatie en integratie van vast en mobiel.

Daarmee stelde ExperiCom een long- en shortlist op, gevolgd door een marktconsultatie met zeven reacties, drie presentaties op locatie, offertes en demo’s.

De vaste telefonie gunt Topaz voorlopig aan SLTN met Mitel WX. “Telefonie is voor ons: met één druk op de knop iemand aan de lijn krijgen”, zegt Patrick. “Andere aanbieders hadden een bel-app, maar die kun je alsnog razend ingewikkeld maken.” Walter: “Alleen Mitel WX biedt wat uit de visie was vertaald: aanwezigheidsinformatie, integratie van vast en mobiel en op termijn een koppeling met het rooster.”

Voor mobiel brachten Odido en KPN een offerte uit. ExperiCom liet de technische dienst, die door de hele regio rijdt, twee weken met simkaarten testen. KPN was duurder, maar kwam veel beter uit de test. Op advies van ExperiCom vroeg Topaz aan KPN om iets aan de prijs te doen. “Verrassend hoeveel eraf kon”, zegt Patrick. “Zelfs de duurste offerte kostte nog maar een derde van wat we tot nu toe betaalden.”

Zeggen wat je doet, doen wat je zegt

Wat de samenwerking volgens Patrick typeert? “Professioneel, veel expertise, transparant. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt.” Het moment dat hem het meest bijbleef, was de analyse van de offertes. “In heel korte tijd kregen we van ExperiCom een analyse die alles tot de kern bracht. Daar merk je aan dat zij dit tien keer per jaar doen.”

Voor Walter is onafhankelijkheid de basis van die rol. “Voor ons maakt het niets uit welke partij levert. We zoeken de juiste fit voor de organisatie.” Patrick zag dat terug: “ExperiCom is duidelijk over waar partijen goed en zwak in zijn, specifiek voor onze situatie.”

“Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Dat is typisch ExperiCom.”

“ExperiCom is duidelijk over waar partijen goed en zwak in zijn, specifiek voor onze situatie.”